Vertretungsplanung an Schulen: der Leitfaden für die Schulleitung

Worum es bei guter Vertretung geht

Jeden Morgen fehlt irgendwer. Eine Lehrkraft ist krank, eine andere auf Fortbildung, eine Klasse auf Fahrt. Die Vertretungsplanung entscheidet in wenigen Minuten, ob der Tag für Schülerinnen, Schüler und Kollegium ruhig verläuft oder nicht.

Gute Vertretung lässt sich auf drei Eigenschaften bringen: Sie ist früh bekannt, fair verteilt und begründet. Begründet heißt: Jede Entscheidung lässt sich in einem Satz erklären, auch drei Wochen später im Lehrerzimmer.

Dieser Leitfaden beschreibt den Ablauf am Morgen, Kriterien für die Auswahl, die Verteilung der Mehrarbeit, die Kommunikation und die Dokumentation. Die Fundstellen beziehen sich auf Nordrhein-Westfalen. Die Grundgedanken passen auch in anderen Ländern, die Vorschriften dort lauten aber anders.

Der rechtliche Rahmen in NRW

• Die Schulleitung wirkt im Rahmen der personellen Ressourcen darauf hin, dass der Unterricht ungekürzt erteilt wird (§ 59 Abs. 2 Nr. 4 SchulG). Sie sorgt für den Vertretungsplan und für einen „dienstlich gebotenen und persönlich angemessenen Einsatz“ der Lehrkräfte (§ 22 Abs. 1 Nr. 7 ADO).
• Über die Grundsätze für Vertretungspläne entscheidet die Lehrerkonferenz (§ 68 Abs. 3 Nr. 1 SchulG). Ein Vertretungskonzept gehört also nicht allein in die Schublade der Planung.
• Lehrkräfte sind verpflichtet, auf Anordnung der Schulleitung Vertretungsunterricht zu erteilen. Wer vertreten wird, stellt – soweit zumutbar – Unterlagen und Informationen bereit, etwa behandelte Themen und geplante Klassenarbeiten (§ 12 Abs. 4 ADO).
• Teilzeitkräfte übernehmen Vertretungen „proportional zur Arbeitszeitermäßigung“ (§ 17 Abs. 2 ADO). Schwerbehinderte Lehrkräfte werden auf ihr Verlangen von Mehrarbeit freigestellt (§ 13 Abs. 5 ADO).
• Für gelegentliche Mehrarbeit bei notwendiger Unterrichtsvertretung ist die Schulleitung zuständig; sie wird vor der Leistung formlos angeordnet, mit Datum, Name, Klasse, Stunde und Fach (BASS 21-22 Nr. 21, Nr. 3.1.2 und 3.2.1).

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Bei Einzelfragen helfen die Schulaufsicht, der Lehrerrat und der Personalrat.

Der Morgenablauf in fünf Schritten

1. Abwesenheiten vollständig erfassen. Nicht nur „Frau Keller ist krank“, sondern: von wann bis wann, ganztags oder ab der dritten Stunde, wann gemeldet. Der Meldezeitpunkt entscheidet später, ob eine erste Stunde noch entfallen darf. Klassenfahrten, Praktika und Exkursionen gehören ebenfalls dazu.

2. Betroffene Stunden ableiten. Aus jeder Abwesenheit ergeben sich die Stunden, die neu besetzt werden müssen. Prüfen Sie auch die Kehrseite: Ist eine Klasse auf Fahrt, werden ihre Lehrkräfte frei. Diese Stunden sollen nach § 13 Abs. 4 ADO „insbesondere für Vertretungszwecke verwendet werden“.

3. Von früh nach spät planen. Beginnen Sie mit der ersten Stunde, denn dort ist die Zeit am knappsten. Fällt die vorgesehene Vertretung später selbst aus, muss die Stunde erneut auf den Tisch.

4. Entscheiden, nicht nur besetzen. Für jede Stunde gibt es mehr als eine Antwort: Vertretung durch eine Lehrkraft, eigenständiges Arbeiten mit Auftrag, Zusammenlegung, Verlegung oder Entfall. Welche Antwort für welche Jahrgänge infrage kommt, sollte vorab im Vertretungskonzept stehen, nicht am Morgen neu verhandelt werden.

5. Veröffentlichen, dann informieren. Erst wenn der Plan geprüft ist, geht er hinaus. Ein halb fertiger Plan, der dreimal geändert wird, kostet mehr Vertrauen als zehn Minuten Wartezeit.

Woran Sie eine gute Vertretung erkennen

Das Schulministerium NRW hat 2015 mehr als 40 schulische Vertretungskonzepte aus allen Schulformen zusammengetragen, nicht repräsentativ, aber von der Schulaufsicht als beispielgebend eingestuft. In der Sekundarstufe I ähneln sich die Muster: Zuerst vertreten Lehrkräfte, die die Lerngruppe oder das Fach kennen; eine „fremde“ Lehrkraft ohne Fakultas kommt zuletzt. Grund- und Förderschulen setzen eher auf Jahrgangsteams, aufgelöste Doppelbesetzungen und vorab geplante Aufteilung. Über alle Schulformen gilt: Der ersatzlose Entfall ist „erkennbar das letzte Mittel“.

Daraus lässt sich eine Rangfolge ableiten, die Sie an Ihre Schule anpassen können:

1. Wer kennt die Klasse? Eine Lehrkraft, die dort selbst unterrichtet, kann ihren eigenen Unterricht fortsetzen.
2. Wer kennt das Fach? Fachkolleginnen und -kollegen können den Faden aufnehmen, besonders mit Material aus dem Fachbereich.
3. Wer ist ohnehin im Haus? Bereitschaftsstunden, Springstunden oder frei gewordene Stunden wegen einer Klassenfahrt belasten am wenigsten. Niemand sollte für eine einzelne Stunde eigens früher kommen müssen, wenn es eine Alternative gibt.
4. Wer war zuletzt dran? Wer in dieser Woche schon mehrfach vertreten hat, rückt nach hinten.

Harte Grenzen gehören nicht in die Abwägung, sondern davor: Wer an diesem Tag unterrichtsfrei hat, wer selbst abwesend ist oder in dieser Stunde unterrichtet, fällt heraus. Sinnvoll ist zusätzlich eine Obergrenze pro Lehrkraft und Tag.

Auch Entfall braucht klare Regeln. Ein Beispiel aus der Ministeriumsübersicht: An einer Realschule werden die Jahrgänge 5 und 6 in der ersten und sechsten Stunde immer vertreten, die Jahrgänge 7 und 8 immer in der ersten und möglichst in der sechsten. Lassen Sie eine erste Stunde nur entfallen, wenn Familien es rechtzeitig erfahren. Die Frist dafür legt Ihr Konzept fest.

Mehrarbeit fair verteilen

Fairness ist oft der heikelste Punkt. Selten geht es um eine einzelne Stunde, meist um das Gefühl, dass es immer dieselben trifft.

Drei Dinge helfen:

• Zählen Sie nachvollziehbar. Jede Lehrkraft sollte wissen, wie viele Vertretungen sie im Schuljahr übernommen hat. Eine öffentliche Rangliste im Lehrerzimmer ist dafür nicht nötig; es reicht, wenn jede Lehrkraft ihren eigenen Stand sieht und die Schulleitung den Überblick hat.
• Unterscheiden Sie Vertretung und Mehrarbeit. Nicht jede Vertretung ist Mehrarbeit. Maßgeblich ist der Soll-Ist-Vergleich im Kalendermonat. Ausgefallene Pflichtstunden, etwa weil die eigene Klasse auf Fahrt ist und man weder mitfährt noch anderweitig dienstlich eingesetzt wird, werden mit Mehrarbeit verrechnet (BASS 21-22 Nr. 21, Nr. 4.2 und 4.5).
• Kennen Sie die Schwellen. Bei Vollzeitkräften wird Mehrarbeitsunterricht vergütet, wenn im Kalendermonat mindestens vier Stunden zusammenkommen, dann von der ersten Stunde an. Über 288 Stunden im Kalenderjahr hinaus ist er nicht vergütbar (BASS 21-22 Nr. 21, Nr. 5.1). Teilzeitkräfte sollen nur zu gelegentlicher Mehrarbeit herangezogen werden (Nr. 8). Für sie gelten bei der Vergütung eigene Regeln, die zuletzt geändert wurden. Fragen Sie im Einzelfall Ihre Bezirksregierung.

Legen Sie die Grundsätze der Verteilung offen und beschließen Sie sie in der Lehrerkonferenz. Dann muss die Planung am Morgen nicht jede Entscheidung einzeln verteidigen.

Kommunikation: wer was wann erfährt

Die vertretende Lehrkraft braucht Klasse, Fach, Raum und Stunde, dazu einen Hinweis auf Material. Die Klasse braucht dieselben Angaben, ohne den Grund. Eltern brauchen vor allem geänderte Anfangs- und Endzeiten.

Formulieren Sie Nachrichten neutral und vollständig: „Heute 1. Stunde Mathematik: Vertretung, Raum A108.“ Und schicken Sie nur dann eine Nachricht, wenn sich wirklich etwas geändert hat. Wer fünfmal am Tag „Aktualisierung“ liest, liest irgendwann gar nicht mehr.

Beim Vertretungsplan im Flur oder online gilt Datensparsamkeit. Für NRW schreibt die Medienberatung NRW, eine Einrichtung von Schulministerium und Landschaftsverbänden: Digitale schwarze Bretter in der Schule und ein passwortgeschützter Bereich (etwa LOGINEO NRW) sind zulässig, die öffentliche Bekanntgabe im Internet, zum Beispiel auf der Schulhomepage, widerspricht dem Datenschutz. Gemeinsame Zugangsdaten für die Schulgemeinde genügen, müssen aber jedes Schulhalbjahr geändert werden. Die Datenschutzbeauftragte in Niedersachsen und das hessische Kultusministerium (Hessisches Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen) werden noch konkreter:

• Kein Vertretungsgrund. Krankheit oder Urlaub gehören nicht in den Plan.
• Kürzel statt Namen, wenn es nicht ganz ohne Namen geht, und nach Auffassung der niedersächsischen Datenschutzbeauftragten keine frei zugängliche Liste, mit der sich die Kürzel entschlüsseln lassen.
• Nicht öffentlich im Internet, sondern als Aushang oder in einem geschützten Bereich für die Schulgemeinschaft.
• Der Name der vertretenen Lehrkraft muss nach Auffassung der niedersächsischen Datenschutzbeauftragten nicht im Plan stehen.

Die Grundsätze aus anderen Ländern sind eine gute Orientierung; die verbindliche Prüfung für Ihre Schule übernimmt Ihre oder Ihr Datenschutzbeauftragte.

Dokumentation, die später trägt

Dokumentieren Sie so, dass Sie drei Fragen beantworten können: Wer hat wann wen vertreten? Welche Stunden sind ausgefallen? Was wurde als Mehrarbeit angeordnet?

Für gelegentliche Mehrarbeit nennt der Erlass die Mindestangaben: Datum, Name, Klasse, Stunde und Fach (BASS 21-22 Nr. 21, Nr. 3.2.1). Wer diese Angaben täglich im Plan festhält, hat am Monatsende die Abrechnung beinahe fertig.

Zählen Sie aus dem veröffentlichten Plan, nicht aus Entwürfen. Eine Vertretung, die um 7:20 Uhr wieder aufgehoben wurde, darf im Konto nicht auftauchen. Und die Vertretungsstunde gehört auch ins Klassenbuch, geschrieben von der Lehrkraft, die sie gehalten hat.

Typische Fehler

• Das Konzept existiert nur im Kopf der Planung. Fällt diese Person aus, fehlt das Wissen. Schreiben Sie Rangfolge, Entfallregeln und Grenzen auf.
• Fachlichkeit schlägt immer Fairness. Wer Mathematik unterrichtet, vertritt dann ständig Mathematik. Legen Sie fest, ab wann der Ausgleich Vorrang hat.
• Der Plan geht vor der Prüfung hinaus. Korrekturen erzeugen Rückfragen und Misstrauen.
• Gründe oder volle Namen im Aushang. Siehe oben.
• Die Rückkehr wird vergessen. Meldet sich eine Lehrkraft gesund zurück, müssen die eingeplante Vertretung und die Klasse davon erfahren, sonst stehen zwei Lehrkräfte im Raum.
• Kein Material. Vertretung ohne Auftrag wird schnell zur Aufsicht. Material- oder Aufgabenpools finden sich in vielen der vom Ministerium gesammelten Konzepte, an einigen Schulen gepflegt von den Fachschaften oder Fachkonferenzen.

Checkliste für Ihre Schule

• Grundsätze der Vertretungsplanung in der Lehrerkonferenz beschlossen (§ 68 Abs. 3 Nr. 1 SchulG)
• Rangfolge der Maßnahmen schriftlich festgelegt: Vertretung, eigenständiges Arbeiten, Zusammenlegung, Verlegung, Entfall
• Entfallregeln je Jahrgang und Meldefrist für die erste Stunde festgelegt
• Bereitschaftsstunden im Stundenplan eingeplant, wo das möglich ist
• Obergrenze für Vertretungen pro Lehrkraft und Tag vereinbart
• Teilzeit, Schwerbehinderung und Referendariat gesondert geregelt
• Jede Lehrkraft kann ihren eigenen Vertretungsstand einsehen
• Material- oder Aufgabenpool je Fachbereich vorhanden und gepflegt
• Vertretungsplan ohne Gründe, mit Kürzeln, nicht öffentlich im Internet
• Nachrichten nur bei echter Änderung, in neutraler Sprache
• Mehrarbeit täglich mit Datum, Name, Klasse, Stunde und Fach dokumentiert
• Konzept einmal im Jahr mit Kollegium, Lehrerrat und Personalrat überprüft

In eigener Sache

Wir entwickeln selbst Schulsoftware: Schultag. In unserer Demo mit einer erfundenen Schule leitet Schultag aus einer Abwesenheit die betroffenen Stunden ab und schlägt je Stunde eine Vertretung vor, mit Begründung wie „unterrichtet Mathematik“ oder „in dieser Stunde frei“. Ein Mensch prüft und veröffentlicht; erst dann sehen Lehrkräfte und Klassen die Änderung in der App und auf dem Infobildschirm, dort nur mit Kürzeln. Das Vertretungskonto ergibt sich aus den veröffentlichten Vertretungen und ist nur für die Lehrkraft selbst und die Schulleitung sichtbar. Eine Abrechnung der Mehrarbeit ist geplant, aber noch nicht gebaut. Schultag ist bisher an keiner Schule im Einsatz.