Digitales Klassenbuch und Datenschutz: zehn Fragen Ihres DSB

Wenn eine Schule das Klassenbuch digital führen will, landet die Frage früher oder später auf dem Tisch der oder des Datenschutzbeauftragten (DSB). Das ist gut so: Im Klassenbuch stehen Fehlzeiten, Verspätungen und Vorkommnisse von Kindern und Jugendlichen, über Jahre hinweg. Dieser Artikel sammelt die zehn Fragen, die DSB in der Praxis stellen, und ordnet sie für Nordrhein-Westfalen ein. Vieles gilt über die DSGVO bundesweit; wo andere Länder abweichen, sagen wir es.

Wie Sie Schulsoftware allgemein prüfen, steht in unserer Checkliste für Schulsoftware und Datenschutz.

Vorab: Wer ist verantwortlich? In NRW stellt die Schulleiterin oder der Schulleiter durch technische oder organisatorische Maßnahmen sicher, dass die Daten geschützt sind und Löschfristen eingehalten werden (§ 1 Abs. 3 VO-DV I). Beschafft und betrieben wird Software wie ein digitales Klassenbuch dagegen in der Regel vom Schulträger, so das Schulministerium. Klären Sie diese Rollen zuerst, sonst hängen alle weiteren Antworten in der Luft.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er gibt den Stand der genannten Quellen vom 13.10.2026 wieder. Entscheiden müssen Schulleitung und DSB im Einzelfall.

1. Wer darf welche Einträge sehen?

Worum es geht. Im Papierklassenbuch sieht jede Lehrkraft, die es aufschlägt, alles. Digital lässt sich das genauer regeln, und genau das wird erwartet.

Was gilt. Gespeicherte Daten dürfen in der Schule nur den Personen zugänglich gemacht werden, die sie für ihre Aufgaben benötigen (§ 120 Abs. 1 Satz 2 SchulG NRW). Die VO-DV I verlangt ausdrücklich, dass Berechtigte nur Zugang zu den Daten erhalten, die sie für ihre jeweilige Aufgabe brauchen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 VO-DV I). Einsicht in den Datenbestand haben die Lehrkräfte der Schülerin oder des Schülers, soweit erforderlich; die Genehmigung erteilt die Schulleitung im Einzelfall oder generell (§ 4 Abs. 6 VO-DV I).

Worauf Sie achten sollten. Fragen Sie, woraus sich die Rechte ergeben: aus dem Stundenplan (wer unterrichtet die Klasse?) oder aus einer Rollenliste, die jemand von Hand pflegt. Wie kommt eine Vertretungslehrkraft für genau eine Stunde an den Eintrag, und wann verliert sie das Recht wieder? Was passiert zum Schuljahreswechsel? Lassen Sie sich die Rechte für drei konkrete Personen vorführen, nicht beschreiben.

2. Wird protokolliert, wer was gelesen und geändert hat?

Worum es geht. Rechte allein reichen nicht, wenn niemand nachvollziehen kann, ob sie eingehalten werden. Gleichzeitig ist ein Protokoll selbst eine Datensammlung über Lehrkräfte.

Was gilt. Die DSGVO verlangt Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f) und angemessene Sicherheitsmaßnahmen (Art. 32). Die VO-DV I begrenzt Protokolldaten beim Einsatz digitaler Lehr- und Lernmittel, Kommunikationsmittel und IT-Infrastrukturen auf das, was zum Betrieb technisch erforderlich ist (§ 2 Abs. 1 Satz 3). Weil ein Protokoll Verhalten von Lehrkräften erfassen kann, hat der zuständige Personalrat in NRW mitzubestimmen (§ 72 Abs. 3 Nr. 1 und 2 LPVG NRW).

Worauf Sie achten sollten. Was genau wird protokolliert (Lesen, Ändern, Löschen, Exporte)? Kann ein Eintrag nachträglich geändert werden, ohne dass der alte Stand sichtbar bleibt? Wer darf das Protokoll einsehen, wie lange wird es aufbewahrt? Binden Sie die Personalvertretung früh ein und halten Sie schriftlich fest, dass Protokolle nicht zur Leistungskontrolle dienen.

3. Wie lange bleiben die Daten, und wer löscht sie?

Worum es geht. Ein digitales System vergisst nichts, solange niemand löscht.

Was gilt. In NRW gilt für Unterlagen über die Klassenführung (Klassenbuch, Kursbuch) eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (§ 9 Abs. 1 Nr. 3 VO-DV I). Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Klassenbuch abgeschlossen wurde, aber nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet. Die Fristen gelten für digitale Daten entsprechend (§ 9 Abs. 2). Danach ist der Bestand dem zuständigen Archiv anzubieten; was es nicht übernimmt, ist zu löschen (§ 9 Abs. 3). Andere Länder regeln das anders: Die LfD Niedersachsen hält Klassenbuchdaten in ihren Hinweisen (Stand 2018) in der Regel ein Jahr nach der Zeugnisausgabe nicht mehr für erforderlich.

Worauf Sie achten sollten. Kann das System ein Schuljahr abschließen, die Frist berechnen und zum Stichtag löschen, mit Nachweis? Gibt es vorher einen Export für das Archiv? Werden Datensicherungen nach derselben Logik bereinigt?

4. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und was steht darin?

Worum es geht. Läuft das Klassenbuch beim Anbieter, verarbeitet dieser die Daten im Auftrag der Schule.

Was gilt. Schulen dürfen zuverlässige Dienstleister nach Art. 28 DSGVO beauftragen, nur nach Weisung und nur für schulische Zwecke (§ 2 Abs. 3 VO-DV I). Art. 28 Abs. 3 DSGVO legt den Mindestinhalt des Vertrags fest: Gegenstand und Dauer, Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32, Regeln für Unterauftragnehmer, Löschung oder Rückgabe am Ende, Kontrollrechte. Das Kurzpapier Nr. 13 der Datenschutzkonferenz erläutert die Anforderungen.

Worauf Sie achten sollten. Liegt der Vertrag als Text vor, bevor Sie unterschreiben? Gibt es eine Liste der Unterauftragnehmer mit Ort der Verarbeitung? Sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) konkret beschrieben (Verschlüsselung, Zugriffsschutz, Sicherung, Wiederherstellung) und nicht nur als Schlagworte? Ein Etikett wie „DSGVO-konform“ ersetzt diese Unterlagen nicht.

5. Wo liegen die Daten, und kann ein Drittland zugreifen?

Worum es geht. Rechenzentrum, Support, E-Mail-Versand, Fehlerberichte: Personenbezogene Daten können an vielen Stellen das Land verlassen.

Was gilt. Das NRW-Schulrecht schreibt keinen bestimmten Serverstandort vor. Übermittlungen in Länder außerhalb der EU sind aber nur unter den Bedingungen der Art. 44 ff. DSGVO zulässig. Für die USA besteht seit dem 10.07.2023 ein Angemessenheitsbeschluss (Data Privacy Framework). Das Gericht der EU hat ihn am 03.09.2025 bestätigt (T-553/23); das Rechtsmittel beim Gerichtshof (C-703/25 P) war nach unserem Kenntnisstand im Juni 2026 noch anhängig. Den aktuellen Stand sollte Ihr DSB prüfen.

Worauf Sie achten sollten. Fragen Sie nicht nur nach dem Serverstandort, sondern nach allen Unterauftragnehmern einschließlich Support und Hosting-Mutterkonzern. Lassen Sie sich schriftlich geben, ob und wann Daten die EU verlassen.

6. Dürfen Lehrkräfte das Klassenbuch auf dem privaten Handy führen?

Worum es geht. Viele Lehrkräfte haben kein dienstliches Gerät dabei, wenn die Stunde beginnt.

Was gilt. Die Verarbeitung von Schülerdaten auf privaten Geräten braucht in NRW eine schriftliche Genehmigung der Schulleitung, die ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten enthält (§ 2 Abs. 2 VO-DV I). Zulässig sind nur die Daten aus Anlage 3, etwa Fehlzeiten in den eigenen Fächern. Steht ein persönliches dienstliches Gerät zur Verfügung, darf keine Genehmigung erteilt werden. Nach Auskunft der Medienberatung NRW gilt die Genehmigungspflicht auch für reinen Browserzugriff, weil schon das Abrufen eine Verarbeitung ist. Für Daten auf Privatgeräten gilt eine Frist von einem Jahr (§ 9 Abs. 2 Satz 2 VO-DV I).

Worauf Sie achten sollten. Speichert die Anwendung etwas lokal (App-Speicher, Offline-Modus, Downloads)? Gibt es automatische Abmeldung und die Möglichkeit, eine Sitzung aus der Ferne zu beenden? Je weniger auf dem Gerät bleibt, desto leichter fällt die Genehmigung.

7. Was sehen Eltern?

Worum es geht. Viele Systeme bieten Eltern Einblick in Fehlzeiten, Einträge oder Hausaufgaben. Das ist eine Entscheidung, keine Voreinstellung.

Was gilt. Eltern und Schülerinnen und Schüler dürfen Einsicht in die sie betreffenden Unterlagen nehmen und Auskunft erhalten (§ 120 Abs. 9 SchulG NRW, § 3 Abs. 4 VO-DV I, Art. 15 DSGVO). Ein Klassenbuch betrifft aber die ganze Klasse. Eine Pflicht, Eltern laufend online zuschauen zu lassen, ergibt sich daraus nicht.

Worauf Sie achten sollten. Ist der Elternzugang abschaltbar und fein einstellbar? Sehen Eltern ausschließlich Angaben zum eigenen Kind, niemals Namen oder Fehlzeiten anderer? Beteiligen Sie Schulkonferenz und Schülervertretung, bevor Sie Eltern Einblick geben.

8. Was ändert sich mit dem 18. Geburtstag?

Worum es geht. In der Oberstufe und am Berufskolleg werden Schülerinnen und Schüler während der Schulzeit volljährig.

Was gilt. Volljährige nehmen die Rechte und Pflichten, die das Schulgesetz den Eltern gibt, selbst wahr (§ 123 Abs. 2 SchulG NRW). Die Schule kann Eltern Volljähriger nur über wichtige Angelegenheiten informieren, etwa Nichtversetzung oder Entlassung, und muss die Schülerin oder den Schüler vorher in Kenntnis setzen (§ 120 Abs. 10 SchulG NRW). Im Klassenbuch steht dann die von Volljährigen angegebene Kontaktadresse (VO-DV I, Anlage 2).

Worauf Sie achten sollten. Endet der Elternzugang zum Stichtag automatisch, oder muss jemand daran denken? Können volljährige Schülerinnen und Schüler sich selbst entschuldigen?

9. Kommen wir wieder heraus?

Worum es geht. Die Aufbewahrungsfrist ist länger als die meisten Softwareverträge.

Was gilt. Nach Ende des Auftrags muss der Dienstleister die Daten nach Wahl der Schule löschen oder zurückgeben (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. g DSGVO). Die Schule bleibt aber zehn Jahre aufbewahrungspflichtig (§ 9 Abs. 1 Nr. 3 VO-DV I). Wird eine Schule geschlossen, bestimmt die Schulaufsicht eine andere Schule, die die Pflichten übernimmt (§ 9 Abs. 4).

Worauf Sie achten sollten. Lassen Sie sich einen vollständigen Export vorführen: lesbar ohne die Software (zum Beispiel PDF je Klasse und Schuljahr) und maschinenlesbar (zum Beispiel CSV). Steht im Vertrag, in welcher Frist und in welchem Format zurückgegeben wird und wie die Löschung bestätigt wird?

10. Braucht es eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Worum es geht. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist Pflicht, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen hat (Art. 35 Abs. 1 DSGVO).

Was gilt. Hier gibt es unterschiedliche Einschätzungen. Das NRW-Schulministerium sieht für die übliche Datenverarbeitung einer Einzelschule in der Regel keine Pflicht, verlangt aber bei neuen Technologien oder neuen Formen der Verarbeitung eine Prüfung im Einzelfall (Medienberatung NRW). Die Liste der LDI NRW, für welche Verarbeitungen im öffentlichen Bereich eine DSFA stets nötig ist, nennt Schulen nicht. Die LfD Niedersachsen verlangt vor Einführung eines elektronischen Klassenbuchs eine Risikoabwägung. Die europäischen Leitlinien (WP 248) zählen Daten schutzbedürftiger Personen wie Kinder zu den Kriterien, die für eine DSFA sprechen; sind zwei Kriterien erfüllt, ist eine DSFA in der Regel angezeigt. Unabhängig davon gehört das Verfahren in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO).

Worauf Sie achten sollten. Dokumentieren Sie die Risikoabwägung, auch wenn sie ergibt, dass keine DSFA nötig ist. Fragen Sie den Anbieter nach Material, das Ihnen dabei hilft: Beschreibung der Verarbeitung, TOM, Rechtekonzept.

Zwei Punkte, die oft übersehen werden

Atteste. In den Anlagen zur VO-DV I heißt es ausdrücklich: Medizinische Gutachten und Atteste dürfen nicht automatisiert verarbeitet werden. Ein Vermerk „Attest liegt vor“ ist etwas anderes als ein hochgeladenes Attest. Klären Sie mit Ihrem DSB, was Ihr System dazu anbietet. Wann die Schule überhaupt ein Attest verlangen darf, steht in unserem Artikel Entschuldigung in der Schule (NRW).

Lehrkräftedaten. Im Klassenbuch stehen auch Namen, Fächer und Unterrichtsnachweise der Lehrkräfte. Dafür gilt neben dem SchulG (§ 121) die VO-DV II; Ansprechpartner ist auch hier die Personalvertretung.

In eigener Sache: wo Schultag heute steht

Wir entwickeln mit Schultag selbst ein digitales Klassenbuch. Es gibt bisher keinen Echtbetrieb, nur eine Demo mit einer erfundenen Schule. Dort folgen Rechte aus Beziehungen (Klassenteam, Fachlehrkraft, Vertretung, Familie) statt aus einer gepflegten Rollenliste (die Umstellung zum Schuljahreswechsel fehlt noch), das Öffnen einer Schülerakte wird protokolliert, und Eltern sehen weder Klassenbuch noch Fehlzeiten, nur ihre eigenen Krankmeldungen, Nachrichten sowie Aushänge und Termine der Schule. Noch nicht fertig sind ein vollständiges Protokoll, ein automatischer Löschlauf und der Export. Auftragsverarbeitungsvertrag, TOM und Unterlagen für die DSFA sind für den Pilot vorgesehen, liegen aber noch nicht vor; der Betrieb in Deutschland ist für den Pilot geplant, aber noch nicht umgesetzt. Stellen Sie uns die zehn Fragen gern selbst.